innehållsförteckning

• Globala tema – sammanfattning
  • Interoperabilitet
  • Kongruenta strukturer
  • Synergiskapande förmågor
• Diskussion
• Slutsats

Globala teman – sammanfattning

I denna del presenteras globala teman och övergripande värdeskapande mekanismer som identifierats i undersökningen. Detaljer och citat kopplade till varje globalt tema finns på respektive resultatsida.

Interoperabilitet

Temat återspeglar behovet av IT-infrastruktur som gör det möjligt att dela, kombinera och vidareutnyttja digitala resurser på ett standardiserat tillvägagångssätt. Interoperabilitet innefattar en flexibel IT-infrastruktur som gör det möjligt att sömlöst utbyta och kombinera digitala resurser mellan samarbetspartner utan anpassning. I undersökningen beskriver avtalskunderna en brist på interoperabilitet i form av att IT-infrastrukturen och IT-stödet som används inom samarbetet är fragmenterad. Detta påverkar informationsutbyte i allt från hantering av trafikavvikelser till strategisk planering och resurstilldelning av järnvägsinfrastruktur.

Exempelvis kan många av IT-stöden som används inom partnerskapet inte utbyta och återanvända grundläggande data och information med varandra utan anpassning. Detta medför att samarbetspartnerna måste manuellt kopiera, ringa eller skicka e-post för att skaffa sig informationsunderlaget som behövs för att hantera tidskritiska situationer såsom trafikavvikelser.

En av orsakerna bakom bristen på interoperabilitet beskrivs vara för stort fokus på upphandling av stora IT-lösningar som bidragit till att fragmentera IT-infrastrukturen och IT-stödet. Detta är ett återkommande tema som påverkar olika delar av samarbetet där avtalskunderna upplever att interna verksamhetsområden på Trafikverket utvecklar och driver olika förändringsprojekt utan att se till helheten och behovet av en mer flexibel och interoperabel digital infrastruktur. För att motverka ökad fragmentering och skapande av informationssilor som oftast sker vid införande av stora IT-lösningar.

Avtalskunderna ser det som betydelsefullt att tillgängliggöra grunddata i större uträckning än i dagsläget i kombination med tillämpning av goda designprinciper för att skapa interoperabilitet. För att uppnå digitaliseringens potential behövs digitala resurser tillgängliggöras i större utsträckning som i sin tur kan återanvändas för att skapa värdefulla tjänster. Exempelvis efterfrågas tillgång på historisk och aktuell tågförsenings- och underhållsstatus, flaskhalsar, hastighet, tillfälliga hastighetsbegränsningar et cetera. Detta för att bättre predicera trafikflödet och kunna använda data i digitala tjänster för att ge resenärer bättre förutsättningar att välja det bästa resealternativet för tillfället.

För att göra svåröverskådliga processer, begrepp och informationsstrukturer mer tillgängliga efterfrågas standardisering och tillgängliggörande av begreppsmodeller. Avtalskunderna beskriver att de får lägga tid på att tolka begrepp och härleda fragment av information för att sätta dem i kontext i verksamheten eftersom det inte finns några enhetliga begreppsmodeller tillgängliga.

Öppen källkod och standarder bidrar till skapandet av interoperabilitet och flexibel IT-infrastruktur. Detta bland annat genom att mjukvarukomponenter designas för att användas för olika ändamål och bygger på öppna standarder. Vidare möjliggör det större delaktighet av aktörer inom och utanför transportbranschen eftersom etablerade standarder och mjukvarukomponenter återanvänds. Exempelvis beskriver de avtalskunder som byggt upp mycket av IT-infrastrukturen på öppen källkod och standarder att det medfört enklare och snabbare integrering mot nya underleverantörer, samt gjort det enklare att tillgängliggöra öppna data.

Läs om interoperabilitet och begreppsmodeller för återanvändning av digitala resurser och hur öppen källkod och standarder bidrar till lösningar på gemensamma utmaningar och digitalisering av samhället.

Bilden visar vilka organiserande och grundläggande teman som ingår i det globala temat.

Kongruenta strukturer

Kongruenta strukturer syftar på hur väl verksamheten är organiserad för att samarbeta och skapa mervärde i samarbete med andra aktörer. Hur verksamheten är organiserad och strukturerad redogörs bland annat i strategidokument, organisationsindelning, direktiv, processkartor et cetera. För att underlätta värdeskapandet behöver samarbetande verksamheter ha överensstämmande strukturer för att snabbt och effektivt kunna genomföra beslutsprocesser, förändringsprojekt, absorbera och överföra kunskap för att vara konkurrenskraftiga.

En betydelsefull struktur som identifierats i studien är behovet av systematisk och transparent informationshantering för att fatta beslut inom partnerskapet. När det inte finns överensstämmande strukturer för informationshantering skapar det hinder och försvårar samarbetet. Exempelvis beskriver avtalskunderna otillräckliga strukturer för utbyte av information och lägesbilder vid trafikavvikelser. Problemet som tas upp är bland annat att generella informationskanaler såsom e-post, chatt och telefon används i stor utsträckning, vilket resulterar i att information blir ostrukturerad och svår att återanvända för olika ändamål.

Avsaknaden av systematiserad hantering bidrar till informationsöverflöd vilket försvårar koordination av trafikavvikelser eftersom all informationen sprids till alla aktörer oavsett om det är relevant för deras situation eller inte. För att komma till rätta med problemet efterfrågas bland annat bättre strukturer för arbeta med scenario- och behovsbaserat informationsutbyte. Systematiseringen av informationshantering innefattar även tillvaratagandet av återkoppling och feedback från avtalskunder för operativa och strategiska frågor. Detta ses som betydelsefullt för att arbeta med kontinuerligt kvalitetshöjande åtgärder och prioritera frågeställningar som är viktiga inom samarbetet.

En annan struktur som identifierats är mötesforum för att hantera intressefrågor och koordinera samarbetet. Inom samarbetet finns olika mötesforum för att hantera såväl praktiska som strategiska frågor. För vissa av forumen finns det ett bristande intresse att delta, bland annat på grund av att frågorna som hanteras är för generella och deltagarna upplever att deras intressefrågor inte prioriteras i tillräckligt stor utsträckning. För att öka intresset behövs till exempel tydligare målsättning och avgränsning av frågor som forumen hanterar. Dessutom behöver ansvariga för forumen säkerställa att de personer som deltar har rätt förkunskaper för att säkerställa mötenas produktivitet.

Behov att anpassa verksamheten eller den del av verksamheten som samarbetar med vissa typer av aktörer avspeglar sig i att några avtalskunder skapat specifika strukturer för att samarbeta med tjänsteutvecklare och tredjepartsaktörer på armlängds avstånd. För att underlätta kommunikationen med denna aktörsgrupp har de skapat specifika kontaktytor för att hantera samarbetet. Exempel på strukturer som används är digitala portaler för att tillhandahålla dokumentation, vanliga frågor och svar, systemgränssnitt, möteskalendrar, användarforum med mera. Exempelvis tillhandahåller några av avtalskunderna strukturer för att uppmuntra till utveckling av tredjepartstjänster genom att tillhandahålla portaler och arrangera återkommande möten för tjänsteutvecklare. Avtalskunder som skapat dessa strukturer har också en uttalad strategi att samarbeta med tredjepartsaktörer och tillhandahålla data och information för att marknaden skall bidra till att utveckla tjänster inom branschområdet.

Bilden visar vilka organiserade och grundläggande teman som ingår i det globala temat.

Synergiskapande förmågor

Detta tema belyser behovet av god insikt i samarbetspartners verksamheter för att förena gemensamma mål och nyttja varandras resurser på ett sätt som ger upphov till synergier. Parten som leder och koordinerar samarbete behöver bland annat besitta förmåga att förutse kommande behov inom samarbetet. För detta krävs kontinuerlig uppdatering av parternas behov och målbild, och beskrivs av avtalskunder som fingertoppskänsla.

Denna fingertoppskänsla sägs variera mellan olika enheter och projekt på Trafikverket. Exempelvis refererar avtalskunderna till ett stort förändringsprojekt inom kapacitetsplanering, som enligt den ursprungliga kravspecifikationen skulle leda till att viktiga processer och integrationer skulle sluta fungera. Tack vare avtalskundernas krav på delaktighet i projektet skapades en fördjupad insikt av varandras behov och målbilder, vilket i sin tur möjliggjorde ömsesidiga mervärden genom att interna och gränsöverskridande processer kunde skärskådas och harmoniseras mellan parterna.

En grundläggande del av att skapa synergi är förmågan att skapa en överensstämmande problem- och målbild för att minimera tvetydigheter kring målsättningar. Detta är viktigt internt i verksamheten och mellan samarbetspartner. Brist på denna förmåga kan skapa osäkerhet otydlighet kring målbilden och vem som har mandat att fatta beslut i frågan. Exempelvis beskriver en avtalskund att de fått stötta projektorganisation inför ledningen när det funnits interna motsättningar på Trafikverket om målbilden för ett förändringsprojekt.

Synergier uppstår också när verksamheten besitter förmåga att förena ny teknologi med verksamhetsmål. Detta genom att utnyttja de egenskaper teknologin erbjuder och utnyttja dom för att uppnå verksamhetsmål. Synergieffekter kan också skapas inom samarbete om parterna kan dra fördelar av teknologin och integrera den i verksamheten. Detta förutsätter att parterna har kunskap om teknologin och förmåga att implementera den i sin egen verksamhet. Avtalskunder ser det som betydelsefullt att utnyttja de egenskaper som ny teknologi erbjuder och tillämpa nya tankemönster för att hålla jämna steg med den digitala utvecklingen.

För att inhämta kunskap om nya teknologier uttrycker avtalskunder behovet av förmågan att samarbeta med tjänsteutvecklare och tredjepartsaktörer utanför partnerskapet. Detta kan ge upphov till mervärden eftersom tredjepartsaktörer tillför värdefulla tjänster och kundfokus till branschen. Samarbetet med dessa aktörer kräver andra förmågor eftersom dessa aktörer verkar utifrån andra förutsättningar och mycket av interaktion sker mer på armlängds avstånd i förhållande till samarbetet med avtalskunder.

De avtalskunder som upparbetat denna förmåga ser det som strategisk viktigt att själva ha kontroll över utvecklingen av kontaktytan med tredjepartsaktörer för att snabbt kunna anpassa den efter externa behovet. Förmågan att samverka med tredjepartsaktörer har kopplingar till det tidigare globala temat om att tillhandahålla överensstämmande strukturer för att samarbeta med olika typer av aktörer. I fallet med tredjepartsaktörer kan strukturer såsom ett användar-community och hackathons för att underlätta kunskapsöverföring, utbyte av idéer och skapa möjligheter att testa tillfälliga samarbeten.

Bilden visar vilka organiserade och grundläggande teman som ingår i det globala temat.

Diskussion

Det finns få studier som undersökt värdeskapande mekanismer i samarbete mellan företag och myndighet genom att betrakta hur konkurrensfördelar uppstår utifrån ett IT-perspektiv. Förhoppningen är att studien kan bidra till förståelsen om vilka mekanismer som är centrala för att skapa mervärde inom i strategiska samarbeten mellan offentlig och privat sektor från ett IT-perspektiv. Samt öka medvetenheten om faktorer som är viktiga för att lyckas digitalisera branscher där offentliga organisationer och företag behöver samarbeta. Avtalskunder som ingått partnerskap med Trafikverket är beroende av myndighetens resurser, strukturer och förmågor för att erbjuda konkurrenskraftiga tjänster på en avreglerad transportmarknad. Förhållningssättet efterliknar en marknadssituation där aktörer ingår i en värdekedja med andra aktörer och där kringliggande marknadsförhållanden påverkar verksamheternas möjligheter att tillhandahålla konkurrenskraftiga tjänster¹².

Värdekedjan används som utgångspunkt för att betrakta hur resurser används och förädlas av samarbetande aktörer med ett övergripande mål att tillhandahålla konkurrenskraftiga tjänster. Avtalskunderna i studien använder tillgängliga resurser inom partnerskapet i kombination med egna för skapa transporttjänster. På samma sätt är tredjepartsaktörer beroende av aktörerna som ingår i värdekedjan för att skapa tjänster med hjälp av resurser som tillgängliggörs på digitala plattformar. I båda fallen är det ett medvetet och strategiskt beslut att använda de resurser som finns tillgängliga och därigenom skapas beroenden mellan aktörerna i form av en värdekedja.

Skillnaden är att avtalskunder samarbetar mer kollaborativt och närmare varandra för att integrera processer och rutiner. Avtalskunder har också ett mer formaliserat samarbete med flera gemensamma målsättningar och behov än vad som är vanligt i samarbetet med tredjepartsaktörer som sker på armlängds avstånd. Även om det finns andra skillnader framhäver studien att båda samarbetsformerna är strategiska där parterna behöver använda varandras resurser och förmågor för att skapa och erbjuda tjänster. Liknande klassificering har gjorts i andra studier som undersökt hur digitala resurser kombineras över organisationsgränserna och ger upphov till mervärde i olika former av strategiska samarbeten³.

Tidigare studie som undersökt tredjepartsaktörers möjligheter att skapa konkurrenskraftiga tjänster visar att de är beroende av beslut som Trafikverket fattar gällande tillhandahållande av öppna data

. Tredjepartsaktörers i undersökningen beskriver att det inte är tillräckligt med enbart öppna data, utan de behöver även insikt om kommande förändringar och beslut som påverka deras möjligheter att tillhandahålla tjänster inom transportmarknaden. Liknande beroenden har dokumenterats i studier där aktörer är beroende av förändringar, beslut och resurser som finns tillgängliga inom samarbete för att skapa konkurrenskraftighet⁵.

Synergiskapande förmågor syftar på möjligheten att tillämpa och dra nytta av nya teknologiska paradigm och tankemönster för att uppnå större synergieffekter med hjälp av informations teknologi. Detta innefattar förmågan att upptäcka hur egenskaper av ny teknologi kan tillämpas i verksamheten och ge upphov till värdefulla digitala resurser genom att nyttja potentialen ny teknologi erbjuder. Enligt studier realiseras synergier och ger upphov till konkurrensfördelar först när IT integreras med övriga resurser och harmoniseras med verksamhets strategiska målsättningar ⁶.

Förmåga att skapa synergier har paralleller med de förmågor som Wade & Hulland beskriver som gränsöverskridande – spanning capabilities⁷, som är förmågan att länka samarbetsparternas kravställning med interna mål. Författarna menar också att verksamheten behöver besitta förmåga att uppfatta externa behov från marknaden för att anpassa interna målsättningar och strategier för skapa synergier och konkurrenskraft. Denna förmåga beskrivs Wade & Hulland som externa IT-förmågor – ouside-in capabilities.

Kongruenta strukturer faciliterar kunskapsöverföring och möjliggör informationsutbyte för att koordinera gemensamma projekt. Detta betyder att samarbetspartnerna behöver någorlunda likvärdiga och matchande strukturer för att överföra kunskap och hitta utvecklingsmöjligheter för att vara konkurrenskraftiga. Detta överensstämmer med relationsbevarande struktur⁸ från tidigare studier som beskriver behovet av kompatibla strukturer som gränsöverskridande IT-stöd, enhetliga rutiner för informationshantering, personer med rätt kunskap och motivation för att partnerskapet skall generera avkastning. Andra studier har visat att närhet av bransch, teknologi och förändringstakt gör det mer troligt att aktörer delar mål, förutsättningar, förmågor och strukturer för att upprätthålla konkurrenskraftighet inom branschområdet⁵. Behovet av kompatibla strukturer för att samarbete visar sig i studien genom att några avtalskunder har skapat specifika kontaktytor i form av användarportal och API-plattform för att dela digitala resurser med tredjepartsaktörer på armlängds avstånd⁹.

Interoperabilitet möjliggör sömlöst utbyte och sammanlänkning av digitala resurser över organisationsgränserna. Interoperabilitet i studien syftar på en flexibel IT-infrastruktur som möjliggör integrering mot nya samarbetspartner utan behov av anpassning tack vara nyttjande av bland annat öppen källkod och standarder. Denna mekanism är betydelsefull för att klara av en ökad förändringstakt och möjliggör samarbete med flera aktörer inom och utanför transportbranschen. Betydelsen av flexibel IT-infrastruktur har kartlagts i tidigare studier för skapa värdefulla och konkurrenskraftiga resurser inom strategiska samarbeten¹⁰.

Effekterna av fragmenterad och ej anpassningsbar IT-infrastruktur utgör således ett hinder för att konfigurera om och tillhandahålla efterfrågade digitala resurser inom strategiskt samarbete, vilket också innebär att denna brist även påverkar samarbete på armlängds avstånd. Betydelsen av flexibel IT-infrastruktur och öppna standarder har dokumenterats av Tafti med flera (2013) inom olika typer av strategiskt samarbete. Detta har också identifierats i undersökningen av avtalskunderna och visar på betydelsen av interoperabilitet för att skapa värdeskapande strategiska samarbeten.

Tafti med flera (2013) menar att interoperabel och flexibel IT-infrastruktur har bäst möjligheter att bidra till mervärde inom kollaborativt och nära samarbete än på armlängds avstånd. Detta beror på att kollaborativt samarbete ger större utrymme för att utforska nya möjligheter att länka samman processer och digitala resurser med hjälp av flexibel IT-infrastruktur. Flexibel IT-infrastruktur påstås även skapa värde för samarbete på armlängdsavstånd då parterna kan bibehålla en lös koppling till varandra genom att processer och rutiner inte behöver integreras. Öppna standarder bidrar enligt författarna till värdeskapande inom båda samarbetsformerna, men har störst inverkan i början för att länka samman processer och tillgängliggöra digitala resurser. Denna mekanism sägs vara mindre betydande i mer långsiktiga och kollaborativa samarbeten när parterna kommit över det initiala hindret att integrera processer och resurser sinsemellan.

Undersökningen finner stöd i litteraturen att identifierade värdeskapande mekanismer inom partnerskapet för avtalskunder även har inverkan på tredjepartsaktörer och samarbete på armlängds avstånd. Däremot finns det begränsningar om generaliserbarhet för mekanismernas inverkan på olika typer av samarbetsformer. Det går inte att utläsa i underlaget till studien hur en specifik värdeskapande mekanism påverkar kollaborativt och nära samarbete kontra samarbete på armlängds avstånd. För att bättre förstå hur olika värdeskapande mekanismer inverkar på olika typer av strategiskt samarbete behövs ytterligare studier för att undersöka samspelet mellan olika värdemekanismer och samarbetsformer.

Slutsats

Studien presenterar tre övergripande värdeskapande mekanismer som är betydelsefulla i samarbete mellan offentliga och privata aktörer som verkar på en öppen marknad. Detta är viktigt för offentliga organisationer och myndigheter som samarbetar med privata aktörer att skaffa sig insikt om mekanismer som påverkar deras möjligheter att tillhandahålla konkurrenskraftiga tjänster.

Mekanismerna som identifierats i studien antas vara generaliserbara för andra typer av strategiskt samarbete där aktörer ingår i en värdekedja och är beroende av varandras resurser, förmågor och strukturer för att skapa livskraftiga tjänster. Enligt resonemangen i diskussionsdelen inverkar mekanismerna även på värdeskapandet i samarbete med tredjepartsaktörer som sker på armlängds avstånd. Huvudargumentet baseras på att tredjepartsaktörer som samarbetar på armlängds avstånd också klassificeras som en form av strategiskt samarbete och behöver förhålla sig till andra aktörers resurser, förmågor och strukturer som ingår i värdekedjan.

Däremot finns det begränsningar av mekanismernas betydelse för olika typer av strategiska samarbetsformer och deras relevans för aktörer som inte är beroende av en värdekedja för att skapa konkurrenskraftiga tjänster och produkter. Det behövs ytligare undersökningar för att utreda hur mekanismer som presenteras inverkar på verksamheter som kontrollerar hela värdekedjan själva. Eller inte besitter egna och enbart förmedlar andras digitala resurser och data, exempelvis öppna dataportaler, nätverksforum och liknade aktör.

Tack till

Maria Dackevall och Leena Höiijer för hjälp med genomgång och korrektur av tidiga utkast. Stort tack till Johan Sandberg på Umeå universitet för hjälp i uppstartsfasen av projektet. Extra tack till intervjupersoner som tog sig tid att delta i studien. Samt möjligheten att genomföra projektet metod för samverkan och externt värdeskapande öppna data (FOI:6298).